• Strona główna
  • Jak generować automatyczne raporty dla klienta? Wprowadzamy Sotrendera!
Apr 10, 2019
Jak generować automatyczne raporty dla klienta? Wprowadzamy Sotrendera!

W codziennej pracy account managera, nieuchronnie przychodzi moment, kiedy trzeba zrobić miesięczny raport z aktywności dla klienta. Nikt tego nie lubi, odkładamy to zawsze na ostatnią chwilę i efekt jest oczywisty - giniemy pod spiętrzeniem pracy (bo raportów najczęściej jest więcej niż jeden) i grzęźniemy po godzinach w biurze... Siada nam psyche, jesteśmy rozdrażnieni, a od przełączania się pomiędzy raportem a analityką bolą nas oczy. W efekcie skupiamy się tylko na tym, żeby jak najszybciej skończyć “robotę” i zupełnie tracimy z oczu prawdziwy cel tworzenia raportów oraz ich niesłychaną ważność w procesie obsługi klienta.

Piotr Łokuciejewski

Raporty z Facebooka - po co?

Raporty z działań na Facebooku zawierają fakty. Nie opinie i przeczucia, tylko fakty - liczby, wskaźniki, leady, zasięgi. 

Fakty te są obiektywnym potwierdzeniem jakości naszej pracy - głównie dla klienta, ale też i dla nas. Jeśli kluczowe wskaźniki są w porządku, wyznaczone przez nas trendy wykazują przewidywaną tendencję - oznacza to, że wykonujemy swoją pracę po prostu dobrze. 

Celem takiego raportu jest właśnie skonfrontowanie z faktami naszych założeń (powziętych na początku współpracy) czy naszej początkowej strategii i ich potwierdzenie lub wskazanie konieczności korekty działań. 

Oczywiście nie tylko dla nas, ale przede wszystkim dla klienta.

I tu zaczyna się trudność: klient z definicji nie zna się na Facebooku (czy ogólnie: social media) tak dobrze, jak my. To my jesteśmy od tego, żeby mu wyjaśnić, wytłumaczyć i przybliżyć. Wysyłanie mu mailem excela zawierającego zrzut z analityki z Facebooka za ostatni miesiąc jest nie tylko bezcelowe, ale i zwyczajnie w złym guście. 

Najważniejszą częścią raportów, jaka jest zbyt często traktowana po macoszemu albo w ogóle pomijane są "wnioski i rekomendacje". Liczby i wskaźniki same w sobie - choćby podane w najpiękniejszy sposób - nic klientowi nie powiedzą. 

To my - specjaliści social media - powinniśmy te liczby zinterpretować, wyciągnąć z nich wnioski i zarekomendować kierunek dalszych działań. Jasno, prosto i wyraźnie. Tego typu wniosku (oprócz budowania naszej pozycji jako eksperta) służą też klientowi nader często do obrony działań social media wewnątrz swojej organizacji (na czym nam powinno zależeć nie mniej ;-).

A o tym najczęściej zapominamy. 

Trzaskamy te raporty automatycznie, miesiąc za miesiącem, korzystając z mniej lub bardziej udanych formatek w PPT, zrobionych lata świetlne temu przez naszych poprzedników, to znaczy - o ile w ogóle mamy formatki!

Produkujemy raporty, których nikt nie rozumie, nikt nie czyta i które nie są dla nikogo żadną pomocą. Tracimy w ten sposób czas (głównie swój) i zapominamy, że raport to punkt styku marki z klientem - świetna okazja do wzmocnienia świadomości. 

Jak robić czytelne raporty z działań na Facebooku?

Współpracowałem kiedyś z agencją, w której dział client service liczył dobre kilkanaście osób, liczba klientów przekraczała osiemdziesiąt, a każdy raport był robiony ręcznie od zera w PowerPoincie.

Poważnie!

Po rozpytaniu się wśród accountów okazało się, że przeznaczają oni na robienie raportów od dwóch do czterech DNI roboczych w miesiącu! Proponuję każdemu przeliczyć te dni na pieniądze i od razu staje się jasne, jak wiele było “puszczane z dymem”.

W Social Tigers również tworzenie raportów było czynnością tak nielubianą, jak kontroler biletów w słoneczne niedzielne przedpołudnie ;) Traktowaliśmy to jako “zło konieczne” - klient ma raport miesięczny w umowie, zatem trzeba go wykonać.

Teoretycznie mieliśmy jakąś formatkę raportów, ale coraz mniej przystawała ona do dzisiejszych wymagań klientów (Facebook też zmienił się mocno przez te kilka lat). Zdecydowaliśmy się zatem rozejrzeć za jakimś systemem generowania raportów z Facebooka, Instagrama i innych mediów społecznościowych. 

Zastanowiliśmy się i zdefiniowaliśmy nasze wymagania. System miał za zadanie:

  • być prosty w obsłudze :)
  • mieć możliwość dodawania komentarzy i opisów do prezentowanych danych
  • nie kosztować “milionów monet” - nie obciążamy klientów za raporty, są one częścią usługi
  • generować raporty z wybranego przez nas wycinka danych oraz okresu (inaczej raportujemy kampanie, a inaczej działalność contentową)
  • generować estetycznego PDFa, bez konieczności dalszej obróbki edytorskiej

Przejrzeliśmy kilka systemów prezentacji danych - od dashboardów typu Cyfe po kompleksowe systemu typu ReportGarden czy DashThis. Nic tak do końca nie spełniło naszych oczekiwać - a to brakowało jakiegoś ważnego wskaźnika, a to nie było możliwości generowania PDFa, a jak już - to PDF nie był modyfikowalny lub “wykrzaczały się” w nim polskie znaki diakrytyczne. 

Wybór padł na Sotrender. To obecny od dawna systemie analityczny i raportujący, rozwijany przez ekipę Jana Zająca. Już pobieżne zapoznanie się z nim potwierdziło, że może to być dla nas strzał w dziesiątkę! 



Sotrender ma dokładnie to, czego potrzebujemy - jest szybki, elastyczny, a na dodatek opieka ze strony osób pracujących tam w helpdesku jest znakomita. Cennik też wygląda atrakcyjnie, oferując wiele opcji, które umożliwiają w zasadzie każdemu wybranie takiej, jaka odpowiada dokładnie jego potrzebom.

W Social Tigers korzystamy z Sotrendera już drugi miesiąc i zyski czasowe, jakie dzięki niemu poczyniliśmy są ewidentne - szczególnie, jeśli weźmiemy pod uwagę sześciogodzinny dzień pracy w naszej agencji. 



Account managerowie zamiast mozolnie kleić slajdy raportu - po prostu generują taki raport, skupiając się jednocześnie na wnioskach i rekomendacjach z zawartych w nim wskaźników. 



Możliwość dodawania własnych treści do automatycznie generowanego raportu jest tu nieoceniona i bardzo przydatna. Dodatkowym smaczkiem jest opcja pozwalająca na dodanie własnego logo (lub logo klienta), dzięki czemu nasz raport nie dość że jest generowany w ciągu kilku-kilkunastu minut, to jeszcze wygląda bardzo profesjonalnie. 



Nie bez znaczenia jest również fakt, że wygenerowane raporty są dostępne w jednym miejscu i nie trzeba ich szukać “po mailach”, gdy akurat są potrzebne!

Piotr Łokuciejewski

Szef działu social w Social Tigers. Z marketingiem internetowym związany jestem od... zawsze. Swoje szlify zdobywałem w wielu agencjach - pracowałem m.in. w Red8Digital, Lubię to - social media agency, Think Kongu, IPG Mediabrands. Nie spoczywam jednak na laurach, przemawia do mnie Jobsowskie "Stay hungry, stay foolish", wciąż interesują mnie nowe rzeczy, nowe idee czy trendy.